Полное руководство по настройке системы онлайн-записи для мастера красоты

Система онлайн-записи — это не роскошь, а необходимость для современного мастера. Она освобождает ваше время, автоматизирует рутинные процессы и значительно увеличивает конверсию в запись. В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить календарь онлайн-записи с помощью платформы Beautsi.

Почему онлайн-запись увеличивает количество клиентов?

Прежде чем говорить о настройке, важно понять психологию клиента и почему онлайн-запись работает лучше, чем переписка в Direct или звонки.

5 причин, почему клиенты предпочитают онлайн-запись:

1. Доступность 24/7. Клиент может записаться в 11 вечера, когда вспомнил, что нужен макияж. При переписке ему пришлось бы ждать вашего ответа до утра — и за это время он может передумать или найти другого мастера.
2. Никаких неловких разговоров. Многие люди, особенно интроверты, не любят звонить и общаться голосом. Онлайн-форма решает эту проблему.
3. Видимость свободных слотов. Клиент сразу видит, когда вы свободны, и выбирает удобное ему время. Не нужно играть в "Когда у вас свободно?" — "А вам когда удобно?" — "Ну я не знаю".
4. Мгновенное подтверждение. После заполнения формы клиент сразу получает подтверждение. Это снижает тревожность и увеличивает доверие.
5. Удобство для планирования. Клиент может заранее выбрать дату и время, которые вписываются в его график, не подстраиваясь под ваше расписание ответов в мессенджерах.

Статистика:

По данным исследований, бизнесы с онлайн-записью получают на 40% больше заявок, чем те, у кого только телефон или соцсети. Это связано с тем, что онлайн-форма работает круглосуточно и не зависит от вашей доступности.

Что нужно знать перед настройкой календаря

Перед тем, как открывать настройки в Beautsi, ответьте на эти вопросы. Это поможет правильно сконфигурировать систему под ваш график работы.

Вопросы для самопроверки:

• Сколько дней в неделю вы работаете? (например, понедельник-пятница или вторник-суббота)
• Во сколько начинается и заканчивается ваш рабочий день? (например, 10:00 - 20:00)
• Сколько времени занимает каждая услуга? (дневной макияж — 1 час, свадебный — 2 часа)
• Сколько времени нужно между клиентами? (на уборку места, проветривание, подготовку)
• На сколько дней вперед открывать запись? (14, 21, 30 дней?)
• Какую информацию нужно собирать от клиента? (имя, телефон, Instagram, пожелания?)

Запишите ответы — они понадобятся на следующих шагах.

Шаг 1: Настройка диапазона дат для записи

Первый параметр в настройках календаря Beautsi — это "Диапазон дат" или "На сколько дней вперед открыта запись".

Варианты:

• 7 дней: Подходит, если у вас плотный график и вы не хотите брать много заявок заранее
• 14 дней: Оптимальный вариант для большинства мастеров
• 21 день: Если у вас свадебный макияж или вы работаете по предзаписи
• 30 дней: Для свадебных мастеров, когда клиенты планируют за несколько недель
• 60-90 дней: Для особо загруженных мастеров с высоким спросом

Рекомендация:

Для начала выберите 14 дней. Этого достаточно, чтобы клиенты могли запланировать визит заранее, но не слишком много, чтобы вы не застревали в далеком будущем.

Важный момент:

Beautsi автоматически "двигает" диапазон. Например, сегодня 18 января, и вы открыли запись на 14 дней вперед (до 1 февраля). Завтра, 19 января, диапазон автоматически сдвинется до 2 февраля. Вам не нужно ничего менять вручную!

Шаг 2: Выбор рабочих дней недели

В Beautsi вы видите 7 кнопок-переключателей с днями недели: Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс. Активируйте только те дни, когда вы работаете.

Примеры графиков:

График 5/2 (стандартный)

• Работа: Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница
• Выходные: Суббота, Воскресенье

График 6/1 (для загруженных мастеров)

• Работа: Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота, Воскресенье
• Выходной: Понедельник

График "Плавающий" (для гибких мастеров)

• Работа: Понедельник, Среда, Пятница, Суббота, Воскресенье
• Выходные: Вторник, Четверг

Совет:

Если ваш график меняется от недели к неделе, выберите максимум дней, когда вы обычно работаете. Конкретные выходные можно будет блокировать через раздел "Записи" в Telegram-боте.

Шаг 3: Установка рабочих часов

Здесь вы указываете время начала и окончания вашего рабочего дня. Система автоматически сгенерирует временные слоты в этом диапазоне.

Пример настройки:

• Время начала: 10:00
• Время окончания: 20:00

Это значит, что клиенты смогут записываться на любое время с 10:00 до 20:00 (с учетом длительности услуги).

Важные детали:

1. Учитывайте время на дорогу

Если вы выезжаете к клиентам, добавьте 30-60 минут в начале и конце дня на дорогу. Например, если вы готовы начать работу с клиентом в 10:00, но вам нужно 30 минут на дорогу от дома, ставьте время начала 10:30.

2. Последняя запись должна успеть завершиться

Если ваш рабочий день заканчивается в 20:00, а услуга занимает 2 часа, последний клиент сможет записаться только на 18:00. Система Beautsi учитывает это автоматически!

3. Обеденный перерыв

В текущей версии Beautsi нет отдельной настройки для обеденного перерыва. Есть два решения:

• Вариант А: Разделите рабочий день на два периода (утро и вечер)
• Вариант Б: Просто не принимайте заявки на обеденное время (клиенты увидят, что эти слоты заняты)

Шаг 4: Настройка длительности временных слотов

Это очень важный параметр! Он определяет, через какие интервалы клиент может выбирать время записи.

Варианты интервалов:

• 15 минут: Слишком часто, не рекомендуется (слишком много вариантов)
• 30 минут: Хороший вариант для коротких услуг (брови, легкий макияж)
• 1 час: Оптимальный интервал для большинства услуг (дневной, вечерний макияж)
• 1,5 часа: Для сложных услуг (макияж + укладка)
• 2 часа: Для свадебного макияжа, арт-макияжа

Как выбрать интервал?

Ориентируйтесь на вашу самую популярную услугу или среднюю длительность всех услуг. Например:

• Если большинство ваших услуг занимают 1 час → выбирайте интервал 1 час
• Если у вас примерно 50/50 между 1 часом и 2 часами → выбирайте 1 час (клиент сможет записаться на два слота подряд)
• Если вы делаете только свадебный макияж (2 часа) → выбирайте 2 часа

Пример работы системы:

Вы выбрали интервал 1 час. Рабочий день с 10:00 до 20:00. Клиент увидит такие варианты для записи:

• 10:00
• 11:00
• 12:00
• ...
• 19:00
• 20:00

Если клиент выбирает 10:00, этот слот становится занятым, и следующий клиент не сможет записаться на это время.

Шаг 5: Настройка полей формы записи

Beautsi позволяет настроить, какую информацию вы хотите получать от клиентов при записи.

Доступные поля:

1. Имя (обязательное)
2. Телефон (можно сделать обязательным или нет)
3. Социальные сети (Instagram, VK и т.д.)
4. Тип съемки / Что за услуга (чтобы понять, какой макияж нужен)
5. Комментарий / Пожелания (свободное поле для деталей)

Что делать обязательным?

Минимальный набор (рекомендуется):

• ✅ Имя — обязательно
• ✅ Телефон — обязательно (для связи и подтверждения)
• ❌ Социальные сети — необязательно
• ❌ Тип съемки — необязательно
• ❌ Комментарий — необязательно

Расширенный набор (для свадебных мастеров):

• ✅ Имя — обязательно
• ✅ Телефон — обязательно
• ✅ Instagram — обязательно (чтобы посмотреть внешность)
• ✅ Тип съемки — обязательно (свадьба, фотосессия, вечер)
• ✅ Комментарий — необязательно

Важно:

Чем больше обязательных полей, тем выше вероятность, что клиент не заполнит форму до конца. Для начала делайте минимум обязательных полей — только Имя и Телефон. Остальное клиент может написать в комментарии.

Шаг 6: Настройка выбора услуг

В Beautsi есть возможность добавить список ваших услуг прямо в форму записи. Клиент может выбрать одну или несколько услуг, и вы сразу будете знать, что ему нужно.

Как это работает:

В разделе "Создать" → "Услуги" вы создаете каталог услуг с названиями и ценами. Например:

• Дневной макияж — 3000₽
• Вечерний макияж — 4000₽
• Свадебный макияж — 6000₽
• Макияж + укладка — 7000₽

В форме записи клиент видит чекбоксы с этими услугами и может выбрать нужные.

Преимущества:

• Вы сразу видите, какая услуга нужна клиенту
• Клиент видит цены и может сориентироваться по бюджету
• Вы можете рассчитать примерный доход за день

Недостатки:

• Если у вас сложная ценовая структура (зависит от длительности, сложности), фиксированные цены могут запутать
• Некоторые клиенты не любят видеть цены до консультации

Рекомендация:

Если у вас 3-5 стандартных услуг с фиксированными ценами — добавляйте их в форму. Если цены индивидуальные — лучше оставьте свободное поле "Тип съемки / Пожелания".

Шаг 7: Настройка уведомлений

Одна из самых мощных функций Beautsi — автоматические уведомления в Telegram. Вы получаете сообщения о важных событиях и никогда не пропустите запись.

Типы уведомлений:

1. Уведомление о новой записи (мгновенное)

Как только клиент заполняет форму на сайте, вам мгновенно приходит сообщение в Telegram:

📩 Новая запись!
Имя: Анна Иванова
Телефон: +7 (999) 123-45-67
Дата: 25 января 2026
Время: 14:00
Услуга: Вечерний макияж
Комментарий: Нужен макияж на корпоратив

Вы можете сразу связаться с клиентом и подтвердить запись.

2. Напоминание "Записи на сегодня"

Каждое утро в указанное время (например, в 9:00) вам приходит сводка всех записей на сегодня:

📆 Записи на сегодня (25 января):

1) 10:00 — Мария Петрова (Дневной макияж)
2) 14:00 — Анна Иванова (Вечерний макияж)
3) 18:00 — Ольга Сидорова (Макияж + укладка)

Всего записей: 3
Ожидаемый доход: 14,000₽

Вы сразу видите план на день и можете подготовиться.

3. Напоминание "Записи на завтра"

Вечером накануне (например, в 20:00) вам приходит аналогичная сводка на завтра. Это помогает планировать следующий день.

Настройка времени уведомлений:

В Beautsi вы указываете:

• Время напоминания "Сегодня": Например, 09:00 (утром перед началом работы)
• Время напоминания "Завтра": Например, 20:00 (вечером после работы)
• Часовой пояс: Выберите ваш город (Москва, Екатеринбург, Новосибирск и т.д.)

Важно:

Beautsi учитывает часовой пояс! Если вы работаете в Новосибирске, а клиент записывается из Москвы, система автоматически пересчитает время. Вам не нужно ничего делать вручную.

Шаг 8: Тестирование системы записи

После настройки всех параметров обязательно протестируйте систему. Вот чек-лист проверки:

Чек-лист тестирования:

1. Откройте ваш сайт в режиме инкогнито (как клиент)
2. Найдите форму записи (обычно внизу страницы)
3. Выберите дату из календаря — она должна быть в пределах вашего диапазона
4. Проверьте временные слоты — они должны соответствовать вашим рабочим часам
5. Заполните форму — укажите тестовое имя и телефон
6. Отправьте заявку
7. Проверьте Telegram — должно прийти уведомление о новой записи
8. Зайдите в раздел "Записи" в mini-app — ваша тестовая запись должна быть там
9. Удалите тестовую запись

Если все работает — система настроена правильно! Если что-то не так — вернитесь к настройкам и проверьте параметры.

Частые ошибки при настройке и как их избежать

Ошибка 1: Слишком короткие слоты

Проблема: Вы поставили интервал 30 минут, хотя ваша услуга занимает 1 час.
Решение: Увеличьте интервал или предупреждайте клиентов, что нужно выбирать два слота подряд.

Ошибка 2: Слишком много обязательных полей

Проблема: Клиент начинает заполнять форму, видит 7 обязательных полей и уходит.
Решение: Сделайте обязательными только Имя и Телефон. Остальное — опционально.

Ошибка 3: Неправильный часовой пояс

Проблема: Уведомления приходят не в то время, которое вы указали.
Решение: Проверьте, что в настройках выбран правильный часовой пояс вашего города.

Ошибка 4: Слишком большой диапазон дат

Проблема: Вы открыли запись на 90 дней вперед, и теперь не знаете, будете ли свободны через 3 месяца.
Решение: Начните с 14-21 дня. Всегда можно увеличить.

Ошибка 5: Не указали описание услуг

Проблема: Клиент видит "Дневной макияж — 3000₽", но не понимает, что входит в услугу.
Решение: Добавьте описания к каждой услуге в разделе "Услуги".

Дополнительные фишки для профессионалов

1. Закрытие отдельных дней

Если у вас внезапно выходной или вы болеете, зайдите в раздел "Записи" и отмените все слоты на этот день. Клиенты не смогут записаться.

2. Блокировка конкретных слотов

Если одно время забронировано (например, 14:00), но вы еще не получили официальную заявку, создайте запись вручную на это время. Так вы "забронируете" слот.

3. Двойная запись

Если ваша услуга занимает 2 часа, но интервал слотов 1 час, объясните клиентам в описании: "Для этой услуги нужно 2 часа. Пожалуйста, выбирайте два соседних слота."

Интеграция календаря с вашими соцсетями

После настройки календаря обязательно расскажите клиентам, что теперь они могут записываться онлайн!

Где разместить информацию:

• Instagram Bio: Добавьте "📅 Онлайн-запись на сайте" и ссылку
• Stories Highlights: Создайте раздел "Запись" с инструкцией
• Посты: Раз в неделю публикуйте напоминание о возможности онлайн-записи
• VK: В статусе или описании группы
• Avito: В описании услуги

Пример текста для Stories:

💅 Теперь можно записаться онлайн!

Заходи на мой сайт, выбирай удобную дату и время — и готово! Тебе придет подтверждение, а мне — уведомление.

Никаких ожиданий ответа в Direct 🙌

Ссылка в шапке профиля 👆

Заключение: Автоматизация = Больше клиентов и свободного времени

Правильно настроенная система онлайн-записи — это инвестиция в ваш бизнес. Вы перестаете тратить время на переписки "А когда у вас свободно?", получаете больше заявок (потому что клиенты могут записаться в любое время) и выглядите профессиональнее.

Итоговый чек-лист настройки:

1. ✅ Выбрали диапазон дат (14-21 день)
2. ✅ Указали рабочие дни недели
3. ✅ Установили рабочие часы
4. ✅ Выбрали длительность слотов (1 час)
5. ✅ Настроили поля формы (минимум: Имя + Телефон)
6. ✅ Добавили список услуг (опционально)
7. ✅ Настроили уведомления в Telegram
8. ✅ Протестировали систему
9. ✅ Рассказали клиентам о новой возможности

Начните использовать систему онлайн-записи Beautsi прямо сейчас! Зайдите в @BeautsiBot, откройте раздел "Создать" → "Запись" и настройте календарь за 10 минут.

Первые 7 дней бесплатно! Попробуйте и убедитесь, насколько это упрощает работу.